Apostil ve yeminli çeviri: Polonya başvurusu için evrak hazırlığı

Polonya üniversite başvurusunda ve vize dosyasında lise diploman ile transkriptinin önce apostilli, sonra yeminli çevirili olması gerekiyor. Sıra bu ikisi arasında değişmez: apostil şerhi belgenin üzerine basılır, çeviri ise şerhi de kapsayacak şekilde en son yapılır. Eğitim belgelerinin apostili Türkiye'de valilik ya da kaymakamlıktan alınıyor, şerhin kendisi için ayrı bir harç ödenmiyor, masraf çeviri ve noter tarafında çıkıyor. Zincirin tamamı yoğunluğa göre 2 ile 4 hafta sürüyor ve evrak setine göre 100 ile 250 € arasında bir maliyet çıkarıyor.

Bu yazıda zinciri adım adım açtık: hangi belge hangi makamdan apostillenir, çeviri hangi dile yapılır, hangi hatalar işlemi baştan tekrarlattırır. Wrocław'daki ekibimiz her sezon aynı üç hatayı görüyor, onları da sona yazdık.

Apostil tam olarak ne işe yarıyor

Apostil, Lahey Sözleşmesi'ne taraf ülkeler arasında resmi belgelerin karşılıklı kabulünü sağlayan tek sayfalık bir şerh. Türkiye ve Polonya'nın ikisi de sözleşmeye taraf. Pratik sonucu şu: diplomanı Polonya konsolosluğuna ya da Polonya'daki üniversiteye ayrıca onaylatmana gerek yok, valilikten alınan apostil şerhi belgeyi Polonya'da geçerli kılıyor.

Apostilin süresi dolmaz. Bir kez aldırdığın diploma şerhi yıllar sonra da geçerli. Bazı kurumlar belgenin son 6 ay içinde düzenlenmiş olmasını ister, ama bu şart hesap dökümü gibi güncel belgeler için geçerli; diplomada aranmaz.

Hangi belge hangi makamdan apostillenir

Türkiye'de apostil yetkisi belgenin türüne göre dağılmış durumda, ve öğrenciler en çok burada yanlış kapıya gidiyor.

Belge	Apostil makamı	Ön adım
Lise diploması, transkript	Valilik ya da kaymakamlık	İl/ilçe millî eğitim müdürlüğü onayı
Üniversite diploması, transkript	Valilik	Üniversitenin imza ve mühür onayı
Noter onaylı belge ve çeviri	Adliye (adli yargı adalet komisyonu)	Noter onayı
Nüfus kayıt örneği, adli sicil	Valilik ya da kaymakamlık	Bazıları e-Devlet üzerinden alınabiliyor

Tablodaki en kritik satır üçüncüsü. Noter onaylı bir belgenin apostili valilikten değil adliyeden alınıyor, çünkü noter işlemleri adli belge sayılıyor. Yeminli çevirine apostil istenen bir durumda valiliğe gidip boşa gün harcamamak için bunu baştan bil.

Mezun olmamış son sınıf öğrencisiysen diploman henüz yok. Bu durumda çoğu Polonya üniversitesi başvuru aşamasında okulundan alacağın öğrenci belgesini ya da mezun olacağına dair yazıyı kabul ediyor, diplomayı sonradan tamamlıyorsun. Ama diplomanın apostilini mezun olduğun hafta aldırmayı planla: haziran sonunda diploma eline geçiyor, temmuz ortasında vize dosyası kapanmış olmalı ve arada apostil için iki hafta kalıyor.

Çeviri hangi dile, kim tarafından yapılır

Burada iki ayrı sistem var ve karıştırılması en pahalı hata.

Türkiye'de yeminli çeviri, notere yemin vermiş bir çevirmenin çevirip imzaladığı, ardından noterin onayladığı metin. Polonya'da ise Adalet Bakanlığı listesine kayıtlı yeminli çevirmen, yani tłumacz przysięgły var. Polonya'daki resmi işlemlerin bir kısmı, özellikle Lehçe eğitim veren programlar ve resmi daireler, çeviriyi bu listeden bir çevirmenin yapmasını isteyebiliyor. Türkiye'de yaptırdığın noter onaylı çeviri konsolosluk dosyası için genelde yeterli oluyor, ama okulun kayıt biriminin aynı şeyi kabul edeceğini varsayma.

Dil seçimi de programına bağlı. İngilizce eğitim veren programların büyük çoğunluğu belgelerin İngilizce çevirisini kabul ediyor; Lehçe programlarda ve bazı devlet üniversitelerinin kayıt birimlerinde Lehçe isteniyor. Yapılacak iş tahmin etmek değil, başvurduğun okulun kayıt birimine ve randevu aldığın başvuru merkezine yazıp hangi dili istediklerini yazılı olarak teyit etmek. Bu tek e-posta, iki kez çeviri parası ödemekten kurtarıyor.

Bütçe tarafında çeviri ve apostil kalemi, evrak setinin büyüklüğüne göre 100 ile 250 € bandında kalıyor. Yıllık toplam bütçenin içinde nereye düştüğünü üniversite ücretleri rehberinde kalem kalem gösterdik.

Doğru sıra ve iki haftalık plan

Zincir şu sırayla işliyor, ve her adım öncekinin çıktısına bağlı:

1. Okuldan diplomanın aslını ve transkriptini al, gerekiyorsa millî eğitim müdürlüğü onayını yaptır.
2. Valilik ya da kaymakamlıktan apostil şerhini aldır. İşlem çoğu ilde aynı gün bitiyor, yaz aylarında sıra uzuyor.
3. Apostilli belgenin noter onaylı suretlerini çıkar, en az üç nüsha.
4. Yeminli çeviriyi yaptır; çeviri apostil şerhini de içermeli.
5. Çeviriye noter onayı aldır.

Takvim olarak gerçekçi plan şöyle: birinci hafta okul evrakları ve apostil, ikinci hafta çeviri ve noter. Yoğun dönemde ikinci haftaya bir hafta daha ekle. Bu zincir vize dosyasındaki en uzun iki kalemden biri, diğeri kabul mektubu, ve ikisi paralel yürüyebilir. Dosyanın tamamının nasıl kurulduğunu vize evrak listesi yazısında madde madde yazdık.

Her sezon gördüğümüz üç hata

Çeviriyi apostilden önce yaptırmak. Çeviri, üzerinde apostil şerhi olmayan belgeyi çevirmiş olur ve kurum şerhin çevirisini de arar. İşlem ve ücret baştan tekrarlanır.

Diplomayı laminasyonlu saklamak. Şerh belgenin üzerine basılıyor; laminasyon buna izin vermediği için belgeyi okuldan yeniden çıkarmak gerekiyor. Diplomanı dosyada düz tut.

Tek nüshayla yola çıkmak. Konsolosluk ve üniversite kayıt birimi belge aslını ya da onaylı suretini alıkoyabiliyor. Elinde tek set varsa Türkiye'den ayrıldıktan sonra ikinci seti hazırlatmak kargo ve vekâlet işine dönüşüyor. Apostilli belgenin noter onaylı suretlerini Türkiye'deyken çoğalt ve yanına al.

Bir de kapsam notu: Polonya'ya yerleştikten sonra oturum izni (karta pobytu) başvurusunda da apostilli belge istenebiliyor. Oturum izni bizim hizmet kapsamımızda değil; o aşamada öğrencilerimizi bu konuda uzman bir avukata yönlendiriyoruz. Ama Türkiye'den çıkarken evrak setini geniş hazırlamak, o aşamada işini ciddi biçimde kolaylaştırıyor.

Evrak setini birlikte çıkaralım

Hangi belgenin apostilli, hangisinin yalnızca çevirili olması gerektiği başvurduğun okula ve programın diline göre değişiyor. Süreci birlikte yürüttüğümüz öğrenciler için bu seti baştan listeliyor, sırayı ve dilini okulun kayıt biriminden teyit ediyoruz. Vize tarafında da aynı dosyayı teslim öncesi satır satır kontrol ediyoruz, ama açık olalım: dosya kusursuz olsa bile kimse vize garantisi veremez, kararı yalnızca konsolosluk verir ve son yıllarda değerlendirme belirgin biçimde sıkılaştı. Sürecin tamamını öğrenci vizesi rehberinde anlattık.

Hedeflediğin okulu ve elindeki belgeleri başvuru sayfasından yazarsan, apostil ve çeviri sırasını senin takvimine göre çıkarırız.